Rahmenbedingungen für Lieferanten und Dienstleister
Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleister der Unternehmensgruppe der SERVICE CONCEPT FM GmbH sowie der der aufgeführten Gesellschaften:
- Service Concept GM Ost GmbH
- Service Concept GM Süd GmbH
- Service Concept GM West GmbH
- SERVICE CONCEPT building consult GmbH
- SERVICE CONCEPT GRS Gebäudereinigungs- und Service GmbH
nachfolgend kurz als Service Concept benannt.
Die Service Concept bekennt sich in ihrem Verhaltenscodex zu einer sozialen und ökologischen Unternehmensführung. Wir erwarten das gleiche Verhalten von unseren Lieferanten und Dienstleistern. Auf bei unseren Beschäftigten setzen wir voraus, dass die Grundsätze des sozialen, ökologischen und ethischen Verhaltens eingehalten werden.
Die nachstehenden Anforderungen gelten als Grundlage für alle zukünftigen Lieferungen und Leistungen. Vorhandene Altklauseln zu den inhaltlich gleichen Themenfeldern werden durch diese Rahmenbedingungen ersetzt.
Soziale Verantwortung
Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Den Beschäftigten sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Der Lieferant und Dienstleister hat sicherzustellen, dass die Beschäftigten klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche lnformationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts enthalten.
Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen oder den Branchenstandards entsprechen, so dass eine angemessene Begrenzung der Arbeitszeiten, Arbeitspausen soweit regelmäßiger bezahlter Erholungsurlaub gewährleistet ist.
Das Recht der Beschäftigten, Organisationen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten, sowie Kollektivverhandlungen zu führen und zu streiken, ist zu respektieren. Arbeitnehmervertreter sind vor Diskriminierung zu schützen. Beschäftigte dürfen nicht aufgrund von Gründung, Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden. Arbeitnehmervertreter ist freier Zugang zu den Arbeitsplatzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.
Die Diskriminierung/ Ungleichbehandlung von Beschäftigten in jeglicher Form ist unzulässig. Dies gilt z. B. für Benachteiligungen aufgrund von Geschlecht, Rasse, nationaler, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Behinderung, Gesundheitsstatus, politischer Überzeugung, Weltanschauung, Religion, Alter, Schwangerschaft oder sexuelle Orientierung. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert.
Der Lieferant und Dienstleister ist für ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld verantwortlich. Durch Aufbau und Anwendung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit der Tätigkeit ergeben können, getroffen.
Es darf keine Zwangsarbeit, Sklavenarbeit oder derart vergleichbare Arbeit eingesetzt werden. Jede Arbeit muss freiwillig sein und ohne Androhung von Strafe erfolgen. Die Beschäftigten müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Harte, sexuelle und persönliche Belästigung und Erniedrigung stattfinden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn beim Einsatz Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird.
Zu keiner Zeit und in keiner Phase darf Kinderarbeit eingesetzt werden. Der Lieferant und Dienstleister ist aufgefordert, sich an die Empfehlung aus den ILO-0bereinkommen (International Labour Organisation) zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach sollte das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die allgemeine Schulpflicht endet, und in jedem Fall nicht unter 15 Jahre. Wenn Kinder bei der Arbeit angetroffen werden, hat der Lieferant und Dienstleister die Maßnahmen zu dokumentieren, die zu ergreifen sind, um Abhilfe zu schaffen, und den Kindern den Besuch einer Schule zu ermöglichen. Die Rechte junger Arbeitnehmer/-innen sind zu schützen. Beschäftigte unter 18 Jahren dürfen nicht für Arbeiten eingesetzt werden, die schädlich für die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind.
Der Lieferant und Dienstleister hat von der Service Concept erhaltene Hinweise zur Erreichbarkeit, Zuständigkeit und zur Durchführung eines Beschwerdeverfahrens in geeigneter Weise an seine Beschäftigten weiterzugeben. Das Beschwerdeverfahren muss für die Beschäftigten unter Wahrung der Vertraulichkeit der ldentität und wirksamen Schutz vor Benachteiligung zugänglich sein. Zudem ist der Lieferant und Dienstleister selbst für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus für Einzelpersonen und Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können, zuständig.
Ökologische Verantwortung
Abwasser aus Betriebsabläufen, Fertigungsprozessen und sanitären Anlagen ist vor der Einleitung oder Entsorgung zu typisieren, zu überwachen, zu überprüfen und bei Bedarf gemäß gesetzlicher Vorgaben zu behandeln. Darüber hinaus sind Maßnahmen einzuführen, um die Erzeugung von Abwasser zu reduzieren.
Allgemeine Emissionen aus den Betriebsabläufen (Luft- und Lärmemissionen) sowie Treibhausgasemissionen sind vor ihrer Freisetzung zu typisieren, routinemäßig zu überwachen und bei Bedarf gemäß gesetzlicher Vorgaben zu behandeln. Der Lieferant und Dienstleister hat zudem die Aufgabe, seine Abgasreinigungssysteme zu überwachen und ist angehalten, wirtschaftliche Lösungen zu finden, um jegliche Emissionen zu minimieren.
Der Lieferant und Dienstleister folgt einer systematischen Herangehensweise, um Festabfall zu ermitteln, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen oder zu recyceln. Die Verbote der Ausfuhr gefährlicher Abfälle sind zu beachten. Chemikalien oder andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, sind zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen, der Beförderung, Lagerung, Nutzung, beim Recycling oder der Wiederverwendung und bei ihrer Entsorgung die Sicherheit gewährleitet ist.
Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen während der Produktion und die Erzeugung von Abfall jeder Art, einschließlich Wasser und Energie, sind zu reduzieren bzw. soweit wie möglich zu vermeiden.
Der Energieverbrauch ist zu überwachen und zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche Lösungen zu finden, um die Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren.
Ethisches Geschäftsverhalten
Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs sind einzuhalten. Außerdem sind die geltenden Kartellgesetze anzuwenden, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise und Konditionen beeinflussen, verbieten. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Lieferanten und Dienstleister, mit denen Kunden in der Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstige Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen.
Der Lieferant und Dienstleister verpflichtet sich, bezüglich des Schutzes privater lnformationen den angemessenen Erwartungen der Service Concept, seiner eigenen Lieferanten und Dienstleister, Kunden, Verbraucher und Arbeitnehmer gerecht zu werden. Der Lieferant und Dienstleister hat bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen lnformationen die Gesetze zum Datenschutz und lnformationssicherheit sowie die behördlichen Vorschriften zu beachten.
Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie- und Know-how-Transfer haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.
Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste lntegritätsstandards zugrunde zu legen. Der Lieferant und Dienstleister muss beim Verbot aller Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null-Toleranz-Politik verfolgen. Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.
Umsetzung der Anforderung
Die Service Concept erwartet von ihren Lieferanten und Dienstleister in Bezug auf bestehende Lieferketten, dass sie Risiken innerhalb dieser identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen.
Die Service Concept ist berechtigt die Einhaltung der sich aus den vorstehenden Anforderungen ergebenden Pflichten und Obliegenheiten des Lieferanten und Dienstleister durch angemessene Kontrollmaßnahmen, insbesondere Audits, zu prüfen.
Ein derartiges Audit darf durch die Service Concept und von ihr beauftragte Dritte ohne Anlass einmal je Vertragsjahr bzw. bei konkretem Anlass jederzeit, jeweils in angemessener Vorankündigungsfrist und zu den üblichen Geschäftszeiten, an den Betriebsstätten des Lieferanten und Dienstleister durchgeführt werden. Der Lieferant oder Dienstleister kann einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, sofern zwingende datenschutzrechtliche Regelungen verletzt werden.
Sollte ein Verstoß festgestellt werden, wird die Service Concept dies dem Lieferant oder Dienstleister unverzüglich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit dieser Regelung in Einklang zu bringen.
Ist eine Abhilfe in absehbarer Zeit nicht möglich, so hat der Lieferant und Dienstleister dies unverzüglich anzuzeigen und gemeinsam mit der Service Concept ein Konzept mit Zeitplan zu Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen.
Wenn (i) ein solcher Verstoß schuldhaft erfolgt, die Nachfrist fruchtlos ablauft und die Umsetzung die im Konzept enthaltenen Maßnahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirken und (ii) eine Fortsetzung des Vertrages bis zu ordentlichen Beendigung für die Service Concept unzumutbar macht, gilt dies als wichtiger Grund, der die Service Concept zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.
